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北京空运出口货物操作指引
来源: | 作者:hilead56 | 发布时间: 2018-08-09 | 3932 次浏览 | 分享到:

航空货运操作(Airfreight Operation):在日常工作中主要划分为接单、订舱、送货/寄单、出重、制单、报关、交单、对账单和后续跟踪等各环节,各环节相互衔接、相辅相成。


1、接单和订舱

接单工作应成为日常操作中“最优先”的工作环节,必须迅速、高效,用最短时间确认业务的可操作性并予以安排。接单员自接到委托书后应30分钟内完成以下基本信息的确认。对于部分暂时无法确认的信息,仍需及时安排并予以跟进处理。

1.1、审核委托内容和确认服务要求

(1)接单员/操作员预先审核客户的委托内容

客户给的订舱委托书需显示但不限于:发货人SHIPPER/收货人CONSIGNEE/通知人NOTIFY(包括名称、地址、联系方式、邮编等)、航空公司/航班日期、起运港/目的港、中英文货名、价格、托运人的签字或盖章等。

(2)接单员/操作员预先确认客户服务要求

服务要求一般包括是否:出分单、有随货文件、上门提货、代出鉴定报告、商检凭证、报关(报关资料/核销退税)等;同时确认货物和单证备齐时间、服务要求时间等。这些信息和要求务必在客户订舱委托书上列明。

1.2、运价核对

接单员/操作员收到订舱委托书后,先对运价和其他服务费用进行确认。

(1)对来自销售部的业务:须与销售员核对运价和其他服务费用是否正确,并由销售员在订舱委托书上签字确认,然后再向相应航司订舱或正式开始操作。特殊情况可先口头与销售员确认, 待销售员返回公司再补签字确认。

(2)对于公司业务:须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安排订舱或正式开始操作。

1.3、订舱与《进仓图》

(1)订舱:一般提前3-5天安排订舱,货物在外地或旺季时根据发货和市场情况最好提前5天以上才能保证及时到货与定到舱位。订舱包括:填制、发送订舱单(向订舱代理)/直接网上订舱(向签约航司)和订舱信息确认。特别注意订舱信息确认,如果定不到客户要求的航班,及时和客户沟通解决。

(2)进仓通知:定好舱后,及时给客户反馈。如果客户自送货或发物流/快递/国内空运,第一时间给客户发《进仓图》,并提醒客户最早(避免仓储费)和最晚到货时间;如果需要上门提货,和客户确认提货时间、地点、联系人和联系方式。

1.4、录入货运系统

销售/业务员在接单时,就要在货运系统开单,创建空运出口工作号、输入业务有关数据,然后把单据和信息转给操作员/客服开始正式操作。输入业务数据包括但不限于:委托人/发货人信息、订舱代理、服务要求、运单要求、航班和航班日期、起运港/目的港、中英文货名、件重尺等。

2、提/送货和寄单

2.1、送货分三种情况:

一是客户自送货(进仓图仓库,包括发快递或物流直接送仓库的情况);

二是客户委托我司上门提货;

三是客户委托我司到货运站(物流、快递、国内空运)提货。

要预先与客户确认:发货要求(自送货还是委托我司提货)、发货时间、地点、发货方式(直送、物流、快递、国内空运、上门提货)、厂家联系人和联系电话(如为上门提货)、是否需要打托盘、换包装、贴唛头等。

2.2、报关单据分三种情况:

一是代理退税——用代理退税的公司的抬头,一般为贸易公司或进出口公司;

二是买单报关——用买单公司抬头,不退税;

三是客户单据报关——用客户自己的抬头,一般都退税。

代理退税和买单报关:要根据客户提供的箱单/发票等制作报关单据;
客户单据报关:客户自己制作单据,并寄正本报关委托书、报关单、正本合同箱单发票等(可以电子委托时,就不用寄)。

货物与报关信息:报关品名、数量、贸易方式、成交方式、单件/汇总、境内货源地、HS编码、申报要素等信息跟客户要或与客户确认。

2.3、提/送货

(1)如果客户自送货(包括发快递或物流直送仓库的情况):及时发《进仓图》给客户,并提醒客户最早(避免仓储费)和最晚到货时间。一般提前2天到货(如周三的航班,周一到货),提前到货超过两天可能会有仓储费。如周一到货周四以后航班,就可能有仓储费。

(2)如果需要上门提货:根据客户要求安排车子(自有车或合作车队)。根据航班日和客户备货情况,和客户确认好提货时间、地点、联系人和联系方式。注意:根据货物件数、毛重和尺寸安排合适的车子,确保所派车子适载;并确认是否有报关/随机单据交司机带回。

(3)如果需要到货运站(物流、快递、国内空运)提货:根据航班日和客户发货情况,和客户及货运站(物流、快递、国内空运)确认好提货时间、地点、联系人和联系方式。安排车子(自有车或合作车队)。注意事项同(2)。

2.4、寄送单据

(1)如果是代理退税或买单(不退税)报关: 客户不用寄报关单据,但需要客户提供WORD、EXCEL版的箱单和发票。我们根据客户提供的箱单和发票,用代理退税公司或买单公司的抬头,制作全套报关单据。

(2)如果客户单据报关(一般都退税):到单据时间千万不要晚于到货时间。单据尽量单独寄快递,不要跟货一起。务必预先审核报关单据,有问题马上向客户反馈、确认,确保所有问题在报关预录和出重前处理完毕。

3、出重、制单、报关和交单

3.1、出重和制单

(1)入库和出重:

入库前要特别注意是否要打托、贴唛,是否有特殊要求如:不到45公斤“做到”45公斤、不到1比300“做到”1比300。如果打托,就要提醒客户托盘重量和相关费用。

实际出重的“件重尺”要第一时间与客户委托的“件重尺”核对,注意是否有异常情况,如毛重、尺寸跟客户委托的有显著差异,就要及时跟客户说。

(2)制单:及时核对运单(AWB)一般也给客户核对并确认。注意:是否出分单,是否中性运单,是否靠级100kg,各航司的制单要求和客户的特殊要求(尤其是信用证条款时要特别注意)。出了正本运单之后,要第一时间通知报关行。客服要协调好现场操作和制单员以及报关员之间的沟通和衔接。

3.2、预录和申报

(1)单据审核:一定要预先审核报关单据,如有问题马上向客户反馈、确认。如果客户要退税,报关单所有信息一定要跟客户确认好,不能擅自做决定。

(2)报关预录:尽量提前备好单据、进行预录入,需要及时制作并和客户确认报关单据。没能及时审核或确认单据很容易导致报关延误,甚至影响出运。

(3)正式申报:报关员应及时去取称重条/托书/运单等(或由现场操作或制单员、跑单司机送给报关员),及时扫描(无纸),向海关系统发送数据,等待放行。第一时间扫描报关单/预录单(客户抬头报关时),发给客户。及时、主动地把报关单/预录单发给客户,能明显提高客户满意度。

3.3、录入和交单

(1)录入:录入之后才能交单。一般由现场操作录入,有的由订舱代理录入,也有的由我们录入。记得及时把运单/主单(美国还需要信息表)发给相关订舱代理或航空公司。

(2)交单:注意截交单时间,最好一报完关就马上交单。交单前务必再次确认是否有随机文件,还要特别注意单子上的中英文品名是否容易引起交不了单(如柜台有可能要求提供鉴定报告或者其他情况)。

4、费用与账单

(1)费用录入:出重后,在货运系统录入计费重量及所有费用(包括应收、应付),导出对账单,并发给客户核对、确认。如果有特殊费用或额外费用,一定要注明。各种费用要列出明细,不能笼统、合并,以免客户看不明白,影响服务质量和客户满意度。

(2)对账单(DEBIT NOTE):要及时给客户确认,尽早开票并寄给客户。给客户寄发票时,一定要把对账单一起寄,这样才能让客户一目了然,知道这张发票的费用明细以及归属于哪个工作号(单子)。

(3)催款:发票寄出后,要根据账期,催促客户及时付款并提供付款水单。催款和账期管理一般由财务部负责,特殊情况相关销售/业务员也要协助催款。

5、后续跟踪与退单

(1)后续跟踪:主动告诉客户起飞情况,转运情况,到达情况等。

(2)跟进退单:让报关员及时安排贴签。这个环节经常被忽略,退单不及时,很容易严重影响客户满意度,甚至失去客户。

温馨提示:根据海关总署公告2015年第14号(关于取消打印出口货物报关单证明联〔出口退税专用〕的公告 ),2015年5月1日起,取消纸质报关单退税联了,所以这个环节没有了。


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